Reglas (no establecidas) para tener un home office efectivo por la cuarentena
La contingencia por coronavirus ha llevado a muchas empresas a optar por el home office; sin embargo, no todos siguen el mismo ritmo de trabajo en sus casa como lo hacían en la oficina y podrían afectar a todo el grupo.
La comunicación es fundamental para cualquier grupo de trabajo que esté haciendo home office; sin embargo, no todos tienen un reglamento para mantener un flujo comunicativo efectivo: interrumpir los chats grupales, mandar cosas fuera de lugar o esperar una respuesta por mail por horas son distractores que podrían afectar el flujo de trabajo y los horarios de todos los involucrados.
Es por eso que hay algunas reglas no establecidas en todas las corporaciones que podrían resultar efectivas para tener una comunicación exitosa y, por ende, una jornada de trabajo eficaz sin necesidad de acudir a la oficina.
1. Debido a que toda la comunicación es a distancia, es probable que creen un grupo de chat en alguna aplicación para resolver dudas inmediatas. Preguntar algo es muy fácil y muchas veces la respuesta puede ser obvia o muy sencilla.
Antes de cuestionar cualquier cosa, pregúntate a ti mismo si es algo que podrías encontrar en Google. Si la respuesta es sí, entonces hazlo en el buscador y no en el chat; todos te lo agradecerán.
2. Si la pregunta es inevitable, hazla de manera educada. A menos de que todo se esté cayendo a pedazos en el trabajo, un ‘Hola, ¿cómo están?’ les caerá bien a todos y responderán amigablemente.
3. Si no necesitas una respuesta urgente, entonces no la hagas en el grupo de chat. De manera implícita, la mensajería instantánea es para eso: tener respuestas al momento. Si la respuesta puede esperar más de 5 minutos, incluso horas, utiliza el correo electrónico.
4. A menos de que necesites que todo tu equipo vea tu correo electrónico, elige a la persona en específico a quien se lo quieres enviar y no satures la bandeja de entrada de todos.
5. No asumas que todos verán tu mensaje en el chat grupal porque las respuestas instantáneas pueden perderlo en hilo de la conversación. Si es algo que necesitas que todos vean, manda un correo electrónico.
6. Si una conversación en grupo se convierte en individual, múdala a un chat privado. Incluso cuando no sea algo confidencial, el resto del grupo no se verá interrumpido por una conversación entre dos personas.
7. Si es una conversación que no te involucra, no respondas y tampoco te distraigas siguiendo todas las conversaciones que no son para ti.
8. Es difícil notar el estado de ánimo de la otra persona a través de mensajería. No sabes si es un mensaje con tono enojado o feliz. A veces un emoji, sticker o gif hace que el mensaje no sea malinterpretado.
9. Aprende a leer entre líneas las conversaciones. En muchas ocasiones, los chats privados dejan el tema laboral de lado y se convierten en una plática personal. Si la otra persona responde con monosílabos, stickers, emojis o respuestas cortas en general, quizá no es el mejor momento para tratar asuntos personales.
10. Si alguien está en modo ‘no molestar’, no interrumpas. Imagina que es una puerta cerrada porque la otra persona está en una llamada o tratando un tema personal. Espera a que estén disponibles y avisa, si es el caso, si necesitas que nadie te moleste por algunos minutos.
11. Al igual que en el día a día en la oficina, respeta horarios y no interrumpas por sorpresa. Si le pides un minuto de su tiempo a alguien, por cortesía no dirá que no, pero no sabes si estaba ocupado. Intenta establecer una cita, si es algo no urgente.
12. Intenta tener las conversaciones difíciles en persona y no por chat o correo electrónico. Si, por el momento no es posible verse, es mejor hacerlo por teléfono o videollamada.
13. Si la conversación grupal se convierte en un chat que no tiene nada qué ver con trabajo y no se están cumpliendo los objetivos, tu jefe no los volverá a mandar a hacer home office nunca más. Termina todo a tiempo, como si estuvieras en la oficina y no mandes una señal de que necesitas estar vigilado para ser eficiente.
Te podría interesar: